Flinks Järn, Fakturahantering

En lösning utvecklad tillsammans med PengVins partner ReadSoft

Flinks Järn AB är en snabbgrossist för yrkesfolk i Storstockholmsområdet. I koncernens fem butiker finns 20 000 lagerförda artiklar, främst för byggnation, förvaltning och serviceindustri. Koncernen omsätter 240 miljoner och har 70 anställda.

Automatiska flöden – en självklarhet

Automatiska flöden är ingen nyhet för Flinks, som arbetat med det i 15 år. Försäljningen styr inköpet och en elektronisk order skapas och skickas till leverantören.

Vid leverans sker en kontroll mot lagd order och när fakturan anländer matchas den mot inleveransen. Allt sker elektroniskt och automatiskt, endast avvikelser hanteras manuellt. ”För oss var det logiskt att gå över till elektronisk fakturahantering, först då kunde cirkeln slutas. Idag lägger vi vår tid på granskning och felsökning istället för manuell stansning och avprickning. Det ger oss mer kvalificerat arbete, bättre kontroll och kvalitet i det vi gör” berättar Jens Ugland, It-chef på Flinks.

Betalar bara för det som faktiskt levererats

Flinks tar emot ca 55 000 leverantörsfakturor per år. Cirka 95 % är varufakturor och föregås av en order. Flinks har tillsammans med PengVin och Readsoft tagit fram en matchningsfunktion för faktura mot order som redan efter ett år har halverat antalet fakturor som behöver någon sorts manuell hantering.

”Tidigare var ett antal personer inom olika funktioner på företaget involverade i registrering och kontroll av inleverans och faktura. Idag sköts det i princip av ett par personer. Vi ställer höga krav på våra leverantörer och strävar efter att alltid ha de senaste prislistorna i våra system. Trots det är avvikelser i frakt och pris de två vanligaste anledningarna till att en faktura inte överensstämmer med ordern. Prisavvikelser har vi idag en säker och enkel lösning för att komma tillrätta med, vilket innebär att vi inte längre drabbas av dubbelfakturering och felaktiga prishöjningar. Våra leverantörer tycker att vi är jättejobbiga – men det kan vi inte ta hänsyn till. Rätt i registren är viktigt för att få matchningen att fungera”, berättar Jens.

Strävar efter leverantörsoberoende

Flinks målsättning är att gå i spetsen både vad gäller kvalitet och ekonomi och en förutsättning för att lyckas är att köpa in varor från många leverantörer.

”Vi har 1000 varuleverantörer och vill inte låsa oss vid någon av dem. Flexibilitet är ett måste för att kunna erbjuda våra kunder varor av god kvalitet till ett bra pris. Det är också en av anledningarna till att vi inte tar emot EDI-fakturor från någon. Däremot satsar vi på Pdf-fakturor via e-post och har som målsättning att få in Pdf-fakturor från 70 av våra större leverantörer den närmaste tiden", berättar Jens. 

(2009-02-02)

Fotnot:  Den senast genomförda utvecklingssatsningen gör att Flink nu även kan acceptera PDF-fakturor via e-post.

Tillbaka